Weniger Büro.Mehr Feierabend.

Ich bringe Ordnung in Büro und Abläufe inhabergeführter Betriebe. Mit klaren Vorlagen, sauberen Abläufen und Automatisierung dort, wo sie wirklich Zeit spart. Zum Festpreis, und alles bleibt in Ihrer Hand.

Für Handwerksbetriebe, Hausverwaltungen, Makler und kleine Büros im Rhein-Main-Gebiet.

Das Ziel heißt 17:00 Uhr. Nicht 21:30 am Küchentisch mit dem Laptop.

Wo bleibt bei Ihnen die Zeit?

Die meisten Betriebe verlieren sie an denselben Stellen. Erkennen Sie sich wieder?

  • Ich bin auf der Baustelle und verpasse Anrufe. Abends rufe ich zurück.

    Erreichbar sein, ohne ständig ans Telefon zu gehen

    Anfragen aus Telefon, E-Mail und Formular landen in einer Liste. Nichts geht verloren.

    • Kunden bekommen sofort eine Eingangsbestätigung
    • Eine Rückrufliste, die niemand vergisst
  • Angebote schreibe ich abends. Und manche bleiben einfach liegen.

    Anfragen und Angebote im Griff

    Feste Vorlagen und Preislisten machen aus einer Stunde zehn Minuten.

    • Angebotsentwurf aus Ihren Stichpunkten nach der Besichtigung
    • Erinnerung, wenn ein Angebot zu lange offen ist
  • Rechnungen, Belege, E-Mails. Das frisst meine Abende.

    Weniger Büro im Alltag

    Die Rechnung entsteht direkt aus dem Auftrag, Belege gehen sortiert ans Steuerbüro.

    • Zahlungserinnerungen nach festem Zeitplan
    • Standardschreiben aus Vorlagen statt jedes Mal neu
  • Exposé, Portaltext, Rückfragen. Bei jeder Wohnung tippe ich dasselbe von vorn.

    Objektdaten einmal erfassen, mehrfach nutzen

    Aus einem sauberen Datenblatt entstehen Exposé und Portaltext als Entwurf. Sie prüfen nur noch.

    • Interessenten bekommen sofort Unterlagen und Terminvorschläge
    • Besichtigungen mit automatischer Erinnerung, damit niemand vergessen wird
  • Ich weiß gar nicht genau, wo es hakt.

    Dann schauen wir es uns gemeinsam an

    Genau dafür gibt es den Feierabend-Check: ein halber Tag bei Ihnen vor Ort, danach wissen Sie, wo Ihre Zeit bleibt.

Was ich für Sie tun kann

Ob Sie bei null anfangen oder schon vieles digital läuft: Ich setze dort an, wo Sie gerade stehen.

Wo stehen Sie gerade?
  • 01 · DER EINSTIEG

    Feierabend-Check

    Ein halber Tag bei Ihnen vor Ort. Danach wissen Sie, wo Ihre Zeit bleibt, was sich lohnt und was nicht. So läuft der Check ab

    • Ampel-Auswertung
    • Festpreis-Angebot
  • 02

    Abläufe ordnen

    Wer macht was, wann und womit. Klare Vorlagen und Übergaben, oft ganz ohne neue Software.

    • Vorlagen
    • Checklisten
    • Zuständigkeiten
  • 03

    Automatisierung in Stufen

    Wiederkehrende Büroarbeit erledigt sich nach und nach selbst. Sie bestimmen, wie weit.

    • Angebote
    • Rechnungen
    • E-Mail-Eingang
    • Ablage
  • 04

    KI-Assistenten und Telefon

    Ein Chatbot auf Ihrer Website, E-Mail-Entwürfe auf Knopfdruck und ein Telefonassistent, der abnimmt, wenn Sie es nicht können.

  • 05

    Vorhandenes verbinden

    Sie haben schon Programme für Buchhaltung, Kalender oder E-Mail? Ich sorge dafür, dass sie zusammenarbeiten. Vorher prüfe ich ehrlich, was möglich ist.

  • 06

    Websites

    Eine klare, schnelle Website für Betriebe ohne Auftritt, oder eine Auffrischung der alten. Gut auf dem Handy, leicht zu finden.

  • 07

    Betreuung

    Damit alles weiterläuft, wenn sich bei Ihnen etwas ändert. Ein fester Ansprechpartner statt einer Hotline.

Ihre Aufgabe ist nicht dabei?

Jeder Betrieb hat diese eine Sache, die jede Woche wieder nervt: die Liste, die abgetippt wird, der Bericht, den Sie von Hand pflegen, die Frage, die zehnmal am Tag kommt. Erzählen Sie mir davon, und wir gehen es gemeinsam an.

Erzählen Sie mir davon

Sie bestimmen, wie viel die Technik übernimmt.

Jede Lösung gibt es in drei Stufen. Sie fangen klein an und bauen aus, wenn es sich bewährt hat.

Beispiel:

Was Sie tun

Was das System tut

Ihr Aufwand

Heute
Sie machen alles selbst
Stufe 1

Die Balken zeigen die Größenordnung. Wie viel Zeit es bei Ihnen spart, klären wir im Feierabend-Check.

Selbst ausprobieren: Angebot in 2 MinutenIhre Eingaben bleiben auf Ihrem Gerät.

Wie viele Feierabende kostet Sie Ihr Büro?

Schieben Sie die Regler auf Ihre Woche. Der Rechner zählt mit.

138
Abende im Jahr am Schreibtisch

3 Abende × 46 Wochen = 138 Abende. Bei 2 Stunden jeweils sind das 276 Stunden.

Schon ein Drittel weniger Büro wären 46 freie Abende im Jahr.

Der Feierabend-Check

Man kann nur verbessern, was man messen kann. Deshalb steht am Anfang immer der Check. Ich schaue mir einen halben Tag lang an, wie Ihr Büro wirklich läuft, und sage Ihnen danach klar, was sich lohnt und was nicht.

  1. Kurzes Telefonat

    20 Minuten, kostenlos. Sie erzählen, wo es zwickt, ich frage nach.

  2. Ein halber Tag bei Ihnen

    Ich begleite Ihren Büroalltag: Anfragen, Angebote, Rechnungen, Ablage. Ohne Fachchinesisch.

  3. Ihre Ampel

    Rot heißt: zuerst angehen. Gelb: kann warten. Grün: läuft schon gut, nicht anfassen.

  4. Festpreis-Angebot

    Für das, was Sie umsetzen möchten. Ohne Verpflichtung, ohne Stundenzettel.

So arbeite ich

Erst der Ablauf, dann die Technik

Oft reicht eine bessere Vorlage oder eine klare Regel. Programme gibt es nur, wo sie wirklich Zeit sparen.

Festpreis statt Stundenzettel

Sie wissen vorher, was es kostet. Was ich einrichte, gehört Ihnen und läuft in Ihren eigenen Konten.

Ihre Daten bleiben bei Ihnen

Ich setze auf Werkzeuge mit sauberem Datenschutz und erkläre Ihnen, was wo gespeichert wird.

DSGVO

Und der Datenschutz?

Gerade bei Kundendaten, Mietern und Interessenten zu Recht die erste Frage. Darauf achte ich bei jeder Lösung:

  • Ihre Konten, Ihre Daten. Alles läuft in Ihren eigenen Zugängen, nicht bei mir.
  • Server in der EU, wo immer es möglich ist. Wo nicht, sage ich es Ihnen vorher.
  • Verträge zur Auftragsverarbeitung mit den genutzten Diensten richten wir gemeinsam ein.
  • KI nur mit Einstellungen, bei denen Ihre Daten nicht zum Training verwendet werden.
  • Eine schriftliche Übersicht: welche Daten wo liegen und wer darauf zugreift.

Ich bin David Rybka.

Ich komme aus der Werkstatt, nicht aus einer Softwarefirma.

Seit 30 Jahren arbeite ich in Handwerk und Industrie. Angefangen habe ich mit einer Ausbildung in der Metalltechnik an der Werkbank. Später habe ich als Schichtleiter Teams geführt und schließlich ganze Fertigungen geplant.

Angetrieben hat mich dabei immer dieselbe Frage: Wie lässt sich Arbeit effizienter und wirtschaftlicher organisieren? Heute kümmere ich mich um Prozesse, Auftragsabwicklung und Disposition, also genau den Büroalltag, um den es hier geht. Als KI-Beauftragter meines Arbeitgebers setze ich künstliche Intelligenz dort ein, wo sie Abläufe spürbar vereinfacht.

Ich kenne Arbeitsabläufe also nicht aus Büchern, sondern von innen. Mit Prozision gebe ich diese Erfahrung nebenberuflich an inhabergeführte Betriebe weiter. Was in der Industrie selbstverständlich ist, sollen auch kleinere Betriebe nutzen können. Ich wohne in Dreieich und komme zu Ihnen.

30 JahrePraxis in Handwerk und Industrie
REFAArbeitsorganisation und Prozessmanagement
KIBeauftragter für künstliche Intelligenz im Unternehmen

Reden wir über Ihren Feierabend.

Ein kurzes Gespräch, kostenlos und unverbindlich. Danach wissen Sie, ob ich Ihnen helfen kann.

info@prozision.de